Privacy

Privacy statement

De Historische Vereniging Oud-Utrecht (verder te noemen HVO-U) verwerkt persoonsgegevens. In dit privacy statement wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de HVO-U.
De HVO-U streeft ernaar te voldoen aan de geldende wetgeving ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een individu herleid kunnen worden wordt gesproken over persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens in bezit hebben, moet men daar zorgvuldig mee omgaan.

Bescherming van persoonsgegevens

Het beschermen van ieders privacy is een onderwerp waar de laatste jaren in toenemende mate aandacht voor is. In het digitale tijdperk, waarin het uitwisselen van informatie op grote schaal zeer gemakkelijk kan, is het goed om alert te zijn op misbruik van persoonsgegevens. Dat geldt ook voor de HVO-U. In dit privacy statement wordt aangegeven hoe de HVO-U voldoet aan de wetgeving.

Verwerking van persoonsgegevens

De HVO-U verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie direct of indirect een relatie is, de vereniging een relatie wil krijgen of heeft gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• Leden en vrijwilligers van de HVO-U;
• Mensen die interesse tonen in het lidmaatschap of die in het verleden lid zijn geweest;
• Mensen die als niet-lid deel hebben genomen aan door de HVO-U georganiseerde activiteiten en/of acties;
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar de vereniging een relatie mee heeft, wil krijgen of heeft gehad.

Om lid te kunnen worden van de HVO-U, om vrijwilliger te worden, of om een andere relatie met de vereniging aan te gaan, zijn de persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kan de communicatie op passende wijze verzorgd worden en kan zorg gedragen worden voor de juiste informatie.
De HVO-U wil leden, abonnees en relaties zo goed mogelijk van dienst zijn. Naam en adresgegevens worden gebruikt om bijvoorbeeld contact te onderhouden en informatie te verschaffen over aan het lidmaatschap en abonnement gerelateerde zaken, zoals het toesturen van het Tijdschrift, de (e-mail-)nieuwsbrief, uitnodigingen voor activiteiten, etc.
De HVO-U verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Dat soort gegevens zijn niet nodig voor het doel van onze vereniging: lidmaatschap en de deelname aan
activiteiten. De HVO-U draagt er zorg voor dat iedereen die persoonsgegevens verwerkt zich daarvan bewust is en daar naar handelt.
Persoonsgegevens worden opgenomen in het ledenadministratieprogramma. Hiervoor is met de software ontwikkelaar een verwerkingsovereenkomst afgesloten.
Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard en niet langer dan (wettelijk) noodzakelijk is voor gebruik binnen de vereniging of voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt.
De HVO-U is zich ervan bewust dat deze gegevens aan de vereniging zijn toevertrouwd en dat daar vertrouwelijk mee om gegaan dient te worden.

Toegang tot persoonsgegevens

De autorisatiestructuur binnen de ledenadministratie is vastgelegd in een handleiding. Daarin is onder meer vastgelegd wie toegang heeft tot de ledenadministratie en hoe de toekenning van rechten (inzage, verwerking ed.) precies in zijn werk gaat.
Uitwisselen van persoonsgegevens met externe partijen
De HVO-U wisselt geen persoonsgegevens uit met externe partijen, tenzij er een gerechtvaardigd doel daarmee gediend wordt en met deze partij een verwerkersovereenkomst is overeengekomen (bijvoorbeeld voor het versturen van het Tijdschrift).
Gegevens gerelateerd aan het lidmaatschap worden in beperkte vorm na beëindiging van het lidmaatschap bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen te kunnen genereren.

De website van de Historische Vereniging Oud-Utrecht:

* gebruikt Google Analytics-cookies;
* heeft een bewerkingsovereenkomst met Google gesloten;
* het laatste octet van het IP-adres wordt gemaskeerd;
* ‘gegevens delen’ is uitgezet;
* maakt geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met Google Analytics-cookies.
* heeft een afspraak met de web hoster over de beveiliging van onze website

Inzage in uw gegevens

Elk lid heeft recht op inzage in de lidmaatschapsgegevens die de HVO-U verwerkt. Neem daarvoor contact op met de ledenadministratie van de HVO-U. Indien gewenst kunt u ook verzoeken om de geregistreerde gegevens te wijzigen en/of te verwijderen. In dat laatste geval wordt u uitgeschreven als lid.

Vragen of klachten

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de HVO-U kunt u terecht bij de ledenadministratie (ledenadministratie@oud-utrecht.nl) of bij de voorzitter van de vereniging (voorzitter@oud-utrecht.nl).

Wijzigingen privacy beleid

De HVO-U streeft naar een zo actueel mogelijk privacy beleid en behoudt zich daarom het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement.

Bijlage(n)
Privacystatement-O-U